إجراءات تسبق العملية التعليمية وجهد دؤوب في أثنائها

قالت الدكتورة جمانة الخُراشي مديرة الشؤون التعليمية بعمادة الشؤون الأكاديمية في الجامعة الإسلامية بمينيسوتا المركز الرئيسي ردًا على سؤال طرحته عليها إدارة الأخبار عن طبيعة الترتيبات التي قامت بها الوحدة قبيل بدء الفصل الصيفي؛ إن الترتيبات تنبثق من معطيات طلاب الفصل من القدامى والمستجدين، ومعطيات المواد التي سيدرسونها في الفصل.

وبما أن هناك – تقول مديرة الشؤون التعليمية – 6 مواد مشتركة لطلاب البكالوريوس الذين يتجاوزن ألف طالب وطالبة في الفصل الصيفي، بواقع 3 مواد لمستوى أول في 24 قسمًا، و3 مواد لمستوى ثاني في 18 قسمًا؛ فقد تم الترتيب والتنسيق بناء على هذه المعطيات بدقة، وكذلك تم تنظيم المواد غير المشتركة الخاصة بطلاب أقسام البكالوريوس الذين لا يدرسون المواد المشتركة وهم ثلاثة أقسام؛ هي قسم الدراسات الإسلامية باللغة الإنجليزية، وقسم اللغة العربية وقسم اللغة الإنجليزية، وبالمثل تم تنظيم مواد الدراسات العليا بما فيها أقسام الدكتوراه الجديدة التي تم فتحها في هذا الفصل.

وأضافت الدكتورة جمانة أن ما سبق من فرز انبني عليه ترتيبات جديدة؛ وهي إنشاء الجروبات العامة للمواد المشتركة التي تضم طلاب جميع الأقسام في البكالوريوس ، وإنشاء الجروبات الخاصة بالدراسات العليا حيث لا مواد مشتركة، ثم إضافة الطلاب لمجموعاتهم الدراسية والترحيب بهم، وإضافة الدكاترة لجروبات المقررات في كافة المراحل والترحيب بهم وبالطلاب، ثم تنزيل المناهج الدراسية ونشرها للطلاب في مجموعات المواد، وتوحيد وصْف هذه المجموعات في كل الجامعة لتتضمن المعلومات الأساسية للمواد كالمواعيد والروابط، واستلام الروابط من وحدة الغرف الصوتية ومطابقتها مع الجداول، ونشر الجداول الدراسية للطلاب في مجموعات الأقسام، وتجهيز مجموعات التعليم الذاتي وإضافة الطلاب والدكاترة إليها والتنسيق مع وحدة الشؤون الإدارية للمتابعة، وتجهيز إعلانات المحاضرات لاستخدامها عند بدء العملية التعليمية فورًا، والمتابعة المستمرة للطلاب الجدد بالتعاون مع شؤون الطلاب وإدراجهم في مجموعاتهم، وإعداد فريق العمل وتدريبه من أمناء أقسام ومساعدين وجاهزيتهم لبدء الفصل الصيفي بعد العيد مباشرة، وتجهيز ملف الفصل الصيفي على الدرايف التابع للوحدة بتقاريره الجاهزة لبدء الدراسة، وأخيرًا ترتيب أمور قاعات الزوم وإداراتها في أثناء الدراسة.

وفيما يتعلق بتقاطعات عمل الشؤون التعليمية مع بقية الوحدات أكدت الدكتورة جمانة أن وحدتها بدأت التجهيز للفصل الصيفي منذ 15 رمضان؛ وذلك بعقد لقاء مع وحدة الغرف الصوتية بحضور مديرها المهندس محمد عبدالجواد ومناقشة المواد المشتركة في مرحلة البكالوريوس؛ والاتفاق على آلية استلام الروابط والجداول منهم تمهيدًا لنشرها.

وأضافت الدكتورة أن عمل وحدتها تمثل بعد ذلك بالتواصل المستمر مع وحدتي شؤون الطلاب خاصة المديرَين أ. سليمان مقبول وأ. أميمة عادل؛ حيث تم استلام قوائم الطلاب منهم وأرقامهم وبيانات أعداد الطلاب في كل كلية، وذلك تمهيدًا لإضافتهم وترتيبهم في مجموعاتهم الدراسية.

وتمثلت المرحلة الثالثة – بحسب الدكتورة جمانة - بالتواصل المستمر مع وحدة الشؤون الادارية للكليات متمثلة بمديرة الوحدة أ. مها محمد عبده؛ وذلك لأخذ أرقام الدكاترة وترتيب شؤون التعليم الذاتي معهم، والوصول لآلية للتعاون.

وفي المرحلة الرابعة – طبقًا لكلامها - تم التواصل مع المركز الإعلامي لإعداد بروفايلات المواد، وبقية المواد الإعلامية التي تحتاجها الشؤون التعليمية لانطلاق الفصل الصيفي.

أما وحدتا الدعم الفني ممثلتين بالمديرَين المهندس الحارث محمد نعمان والدكتور عبدالرحمن حمود قاسم فقد أشارت الدكتورة إلى أنه تم التواصل معهم بهدف مطابقة الأعداد على البوابة الإلكترونية، ومن ثم تزويدهم ببيانات أمناء الكليات والأقسام في الفصل الصيفي؛ ليقوم الفريق بمنح الصلاحيات لهؤلاء الأمناء لإنجاز مهامهم على البوابة.

يشار إلى أن فريق عمل وحدة الشؤون التعليمية يتكون من أمناء الكليات وأمناء الأقسام ومساعديهم، ووفقًا لترتيب الهيكل الإداري في كل كلية أمين الكلية هو المسؤول عن أمناء الأقسام، وأمين القسم هو المسؤول عن مساعدي المواد، ومساعد المادة هو همزة الوصل مع دكتور المادة وطلابها.