ندير أرشيف كل كلية ونربطها بالوحدات الإدارية ذات الصلة ونقوم بحل كل مشكلة بالتدخل السريع

أكدت الأستاذة مها محمد عبده مديرة وحدة الشؤون الإدارية للكليات التابعة لعمادة أعضاء هيئة التدريس في الجامعة الإسلامية بمينيسوتا المركز الرئيسي ردًا على سؤال طرحته إدارة تحرير الأخبار عن مهام وحدتها قبيل كل فصل دراسي؛ أكدت أن إدارة الكلية ممثلة بمسؤولة الشؤون الإدارية فيها تتابع الكلية ومنسوبيها مع عميد الكلية ورؤساء الأقسام، وتربط بين الكلية والوحدات الإدارية ذات الصلة، وتعمل لحل أي أمر بالتدخل السريع؛ وهي بمثابة العمودي الفقري داخل كليتها، بحسب وصفها.

وقالت إن من مهام الإدارة إيصال روابط ملفات توزيع المواد والأوقات من رؤساء الأقسام إلى الغرفة الصوتية، وأخذ روابط الجداول بعد ذلك ونشرها لأعضاء هيئة التدريس، وكذلك أخذ روابط المناهج من وحدة المناهج والمقررات وتسليمها لرؤساء الأقسام ليتم توزيعها على الدكاترة، أو إرسالها للدكاترة مباشرة، ومساعدة رؤساء الأقسام عند الاحتياج لرفع توصيفات المناهج والمقررات على جوجل درايف.

وأضافت الأستاذة مها أن من مهام إدارة الكلية نشر التقويم الجامعي، وتذكير الدكاترة بموعد الدراسة، ومتابعة أمين الكلية وأمين القسم للتأكد من إضافة الدكاترة لجروبات المواد والتعليم الذاتي، وحث أعضاء هيئة التدريس على الحضور قبيل وقت المحاضرة، ومتابعة عرضه للمادة العلمية من حيث الإبداع في الأداء "شكلًا"، وتزويد الدكاترة بخلفية موحدة للعرض مع شعار الجامعة وشعار كل كلية، وتزويدهم أيضًا بالأرقام الأكاديمية والسرية للبوابة الجديدة، وإعطائهم فيديو توضيحي لطريقة الدخول للبوابة، ووصلهم بالدعم الفني عند حصول مشكلة. 

وتابعت : في أثناء العملية التعليمية علينا متابعة أعضاء هيئة التدريس في موضوع التكاليف المعطاة للطلاب؛ بحيث تتم في المحاضرات الأولى؛ ليتسنى للطلاب تجهيزها وتسليمها في الموعد المحدد، وفي حال انشغال أمين الكلية تدخل الشؤون الادارية لاستلام قاعة المحاضرة لمساعدة الدكتور في أي احتياج.

وختمت المديرة حديثها بالقول : علينا حفظ وأرشفة كل بيانات الدكاترة، والتحديث المستمر للأرشيف، ونشر ملفات إرشادية لهم، والترحيب بهم داخل الكلية، وتزويدهم بكل ما يحتاجونه لتسهيل انطلاق العملية التعليمية على أفضل حال، ومن واجباتنا عمل مسح كامل لقرارات التعيين، وتجديدها بالتواصل مع عمادة شؤون هيئة التدريس.