سكرتارية المركز
مهام سكرتارية المركز:
أولاً: التقارير والاجتماعات
- المساهمة في إعداد تقارير فعاليات المركز التفصيلية (شهرية أو ربعية أو سنوية).
- إعداد تقارير إجمالية بالإحصائيات الفعاليات للنشر.
- إعداد تقارير بالفعاليات المنفذة وروابط التسجيلات.
- إعداد محاور الاجتماعات بالتوافق مع الجهات المعنية في مركز التدريب.
- حجز وترتيب مواعيد فيما يخص العمل في المركز بشكل عام والاجتماعات بشكل خاص.
- إعداد محضر الاجتماعات ورفعه للمشرف العام.
- رفع الخطط والتقارير المقرر من أقسام المركز للمشرف العام.
ثانياً: التجهيزات الفنية
متابعة التجهيزات اللوجستية للأنشطة مع الجهات المعنية داخل الجامعة وتشمل على:
أ. حجز قاعة الصوتية للفعالية.
ب. رفع نموذج المحتوى للمصمم
ت. دمج التصميم الإعلان مع المحتوى وتجهيزه للنشر.
ث. رفع موجز تقرير عن سير الفعالية والأعداد الملتحقة فيه.
ح. تجهيز رابط تسجيل الفعالية بعد الانتهاء للنشر.
ج. المساهمة في متابعة الجمهور والرد على استفساراتهم.
ثالثاً: التوثيق والخطابات الرسمية
- توثيق الفعاليات الإلكترونية
- توثيق وفهرسة المعلومات الخاصة بفعاليات المركز والمعاملات الإدارية فيه.
- أرشفة الخطابات الرسمية ( الصادر والوارد) في المركز.
