تقرير يكشف أنشطة وحدة الغرف الافتراضية والصوتيات خلال الفصل الثاني

حصلت (صدى الجامعة) على نسخة من تقرير خاص بأنشطة وحدة الغرف الافتراضية والصوتيات خلال الفصل الدراسي الثاني 2024م / 1445هـ تحديدًا من 02/12/2023م إلى 27/02/2024م، مذيل بإمضاء مدير الوحدة المهندس المحترف محمد عبد الجواد.

يكشف التقرير أن وحدة الغرف الافتراضية بدأت في الفصل الدراسي تجهيز الجداول الدراسية باستخدام أدوات (google) في إرسال الجداول المبدئية لرؤساء الأقسام من خلال google doc وذلك لمنع تشتت الملفات وكثرتها حيث تكون الجداول مشتركة ويتم تسليمها تلقائيًا للوحدة دون تحميل الملف وإرساله من قِبَل أي جهة من الجهات، بل يتم التعديل والإبلاغ بإنهاء الجداول واعتمادها.

وحسب التقرير تم  إرسال الجداول إلى google drive ورفع روابطها للجهات المعنية (الأمناء - رؤساء الأقسام) حيث يساعد ذلك رؤساء الأقسام في مراجعتها وإرسالها إلى أعضاء هيئة التدريس، كما تساعد الأمناء في الوصول للجداول بسهولة وتمكنهم من إرسالها بذات السهولة واليسر للطلاب (علما بأنه يتم إرسال الجداول على الروابط بصيغ "صور – pdf"). وطبقًا للتقرير ساعدت هذه الطريقة في العمل على تقليل مشكلة تعدد الملفات وسهلت الوصول إلى الملفات بشكل أسرع.

كما يكشف التقرير أن الوحدة قامت بتجهيز ملفات الجداول الدراسية بصيغة pdf وقرنت الروابط باسم كل مادة، للوصول إلى المحاضرة بمجرد الضغط على اسم المادة، ومن ثم أنشأت الوحدة روابط لقوائم التشغيل الخاصة بالأقسام بحيث تكون كل مرحلة على حدة، وبحيث يسهل الوصول إلى المحاضرة بشكل يومي (سواء صوتية أو مرئية)، وبحسب التقرير بلغ عدد الروابط 85 رابطاً لقوائم التشغيل المرئية و85 رابطاً لقوائم التشغيل الصوتية، وتم إرسالها جميعا – بحسب التقرير – إلى الأمناء. وأوضح التقرير أن الوحدة أنشأت مجموعتين على واتسأب لتلقي الطلبات من الأمناء؛ مجموعة طلبات المحاضرات التعويضية؛ ومجموعة طلبات المحاضرات الناقصة التي تعتمد على مراجعة الأمناء للمواد المرفوعة.

وتحت عنوان (إحصائيات الفصل الدراسي الثاني لعام 2023/2024م) يورد التقرير عددًا من الأرقام الخاصة بنشاط الوحدة؛ إذا بلغ عدد الغرف الأساسية 325 غرفة؛ كل محاضرة لها غرفة خاصة بها، فيما بلغ عدد الغرف التعويضية والإضافية = 384 غرفة، وفي ذات الإطار بلغ عدد التعديلات المطلوبة 220 تعديلا.

وبحسب الإحصائية بلغ عدد تسجيلات المحاضرات المرئية 3200 تسجيلاً مرئياً (فيديو)، في حين بلغ عدد تسجيلات المحاضرات الصوتية 3200 تسجيلاً، وبلغ عدد ملفات كشوفات الحضور 3100 ملفًا، وعدد روابط الدورات التدريبية 45 رابطاً، وعدد تسجيلات الدورات المرئية 28 تسجيلا مرئيا (فيديو)، وعدد روابط المناقشات العلنية وجلسات السمينار 28 رابطاً، وعدد تسجيلات المناقشات العلنية وجلسات السمينار 25 تسجيلاً، وعدد روابط الاجتماعات سواء للأقسام أو الكليات أو بعض الوحدات 35 رابطاً، وعدد روابط مركز اللغات 25 رابطاً لدورات اللغة الإسبانية واللغة الإنجليزية المستوى الثاني.

وطبقاً للإحصائية بلغ إجمالي عدد الملفات المرفوعة في الفصل الدراسي الثاني لعام 2023/2024م 9600 ملف، في حين بلغ إجمالي عدد الروابط المنشأة في الفصل الدراسي الثاني لعام 2023/2024م 1025 رابطاً، وقامت وحدة الغرف بعقد 7 ورش تدريبية للأمناء والأعضاء الجدد في الكليات لشرح برنامج الزوم بشكل احترافي وتطبيقي سواء على اللابتوب (أو جهاز الكمبيوتر) أو الجوالات وكيفية إدارة الزوم بشكل كامل، كما عقدت اجتماعين مطولين الأول مع عميد الشؤون الأكاديمية الجديد (د. أسامة عبدالرحمن عوف) والثاني مع مديرة وحدة الشؤون التعليمية (د. جمانة الخراشي) وذلك لترتيب الأعمال المشتركة، كما تم عقد اجتماع ثالث مع أمناء الكليات لتوضيح الأعمال التي تخص وحدة الغرف بشكل مفصل.

ويشير التقرير إلى أن وحدة الغرف الافتراضية شرعت في التجهيز للفصل الدراسي الصيفي القادم وقامت بإرسال الجداول المبدئية إلى جميع الكليات لترشيح المحاضرين والمواعيد للمواد الدراسية.

في ختام التقرير تنويه بفريق وحدة الغرف وبتناغمه في أداء المهام المتعددة للوحدة، وإضافة إلى مدير الوحدة مهندس الغرف الافتراضية المحترف محمد عبد الجواد، أشار التقرير إلى أ. فارس عبدالخالق، أ. هيا الصيداوي، أ. هاجر الفقيه، أ. ماجدة الحامد، أ. رانيا حسين، أ. بدور الهاشمي، أ. رحاب سلطان، أ. عمر إخلاص، أ. فاطمة الغوث، أ. مريم الخولي.