بعد استعدادات شاملة ومبكرة من العمادات المساندة ووحدات الجهاز الإداري الجهاز الأكاديمي للجامعة يدشن الفصل الصيفي

بعد إجازة امتدت طيلة شهر رمضان وعشرة أيام من شوال تحرك قطار الفصل الجامعي الصيفي في الجامعة الإسلامية بمنيسوتا المركز الرئيسي يوم السبت 11 شوال 1445هـ الموافق 20 أبريل نيسان 2024م، بعد أن قام المركز الإعلامي بنشر جداول المحاضرات لجميع الأقسام في الكليات السبع، وبعد استعدادات شاملة مبكرة بدأت في نهاية الفصل الثاني وامتدت خلال الإجازة، وهذا التقرير يستعرض الاستعدادات التي أنجزتها وحدات الجهاز الإداري والعمادات المساندة لتمهيد الطريق للجهاز الأكاديمي لإطلاق العملية التعليمية.

• التسجيل مفتوح حتى 20 شوال

البداية من عمادة القبول والتسجيل؛ حيث أفادت مديرة العمادة الدكتورة خديجة عبدالوارث أنه "تم ولله الحمد تسجيل ما يقارب 240 طالباً وطالبة من جميع أنحاء العالم للفصل الصيفي، وأكدت أن هؤلاء تم تزويدهم بأرقام أكاديمية؛ وأنه تم منحهم صلاحية الدخول إلى بواباتهم الإلكترونية؛ لاستكمال استعداداتهم للفصل الدراسي، تمت وإضافتهم للمجموعات الخاصة بالأقسام والمواد.

الجدير بالذكر أن المديرة نوهت – أثناء كتابة هذا التقرير - بأن التسجيل لا يزال متاحاً إلى 20 شوال؛ وأشارت إلى أنها ستقوم بإرسال التفاصيل الدقيقة عند انتهاء التسجيل إلى إدارة أخبار الصحيفة.

• تعيينات وتعميمات

المحطة الثانية لنا كانت في عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس حيث كان عميدها الدكتور مروان بطاينه قد صرح لإدارة الصحيفة في شهر رمضان بأن مجمل ما تقوم به العمادة من أنشطة هذه الأيام يقع في صلب استعدادات الجامعة للفصل الصيفي، مشيراً إلى أهم ما قامت به العمادة بهذا الصدد مثل الاجتماعات السبعة التي بدأت بتاريخ 13 آذار مارس 2024م وانتهت بتاريخ 31 آذار مارس 2024م والتي قال بطاينه إنها عُقدت من أجل الوقوف على كافة التحديات التي تواجه رؤساء الأقسام وأعضاء هيئة التدريس ومتابعة شؤونهم ودعمهم، وتشجيعهم في أداء أدوارهم المنوطة بهم، والمساهمة في الارتقاء بالعملية التعليمية.

وتحدث بطاينه عن التعيينات التي تمت لدكاترة جدد، منها تعيين أربعة في كلية الحاسبات وثلاثة في كلية الدراسات الإسلامية ودكتور واحد في كلية الاقتصاد وإدارة الأعمال، ودكتور في كلية الشريعة والقانون، مشيراً إلى رتبهم العلمية بواقع اثنين برتبة أستاذ مشارك وسبعة برتبة أستاذ مساعد.

كما تحدث بطاينه عن التعميمات التي صدرت عن عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس؛ كالتعميم الخاص بمتابعة العمداء ورؤساء الأقسام لعمليات الإشراف والمناقشة للرسائل العلمية على أعضاء هيئة التدريس بشكل عادل وشفاف، والتعميم الخاص بآلية تعيين أعضاء هيئة التدريس في الجامعة، الذي تضمن شروط التعيين، ومحددات التعيين.

• نظام متابعة إلكتروني

على ذات الصعيد كان عميد الشؤون الأكاديمية الدكتور أسامة عوف قد أكد في وقت سابق جاهزية الشؤون الأكاديمية لانطلاق الفصل الصيفي، بعد أن قامت العمادة – بحسب إفادته - بمتابعة جداول الفصل الصيفي بين وحدة الغرف الصوتية وأقسام الكليات، والانتهاء منها، واعتماد مرحلة البكالوريوس ومرحلة الماجستير ومرحلة الدكتوراه، وتوزيع الجداول على الأقسام لمراجعتها قبل نشرها.

ونوه العميد بتجهيز نظام المتابعة الإلكترونية لمحاضرات الفصل الصيفي وإنشاء روابط لإرسالها للعمداء ورؤساء الأقسام ونوابهم لمتابعة المحاضرات ساعة بساعة، مشيراً إلى أن هذا نظام جديد يُتبع لأول مرة بعد أن تم تجريبه في نهاية الفصل الدراسي الثاني.

وقبيل بدء الدراسة بيومين عقد الدكتور أسامة عبدالرحمن عوف اجتماعاً استثنائياً لمجلس رؤساء الأقسام حيث تم فيه شرح نظام المتابعة الجديد الذي ابتكرته العمادة والذي من شأنه توفير الجهد والوقت لرؤساء الأقسام في متابعة المحاضرات وعمل التقارير.

• رصد ومتابعة وتدقيق

العمادة الرابعة من العمادات المساندة هي عمادة شؤون الطلاب، حيث كانت العميدة الدكتورة زينب بسيوني قد أكدت بدورها أن العمادة قامت بتثبيت جداول البكالوريوس والدراسات العليا على البوابة الإلكترونية بالتنسيق مع وحدتي الدعم الفني، كما قامت بتوزيع المناهج على المعنيين من الدكاترة والأمناء، وتسكين الطلاب الجدد في كلياتهم وتخصصاتهم.

ونوهت بسيوني بأن العمادة قامت بالتنسيق مع الأطراف الأخرى المعنية بالتجهيز لفصل مرحلة الدراسات العليا إلى مرحلتين؛ مرحلة الماجستير ومرحلة الدكتوراه، كما أشارت إلى قيام العمادة بواجبها فيما يتعلق بالدور التكميلي لاختبارات الطلاب الراسبين وذوي الأعذار، وشددت على أن العمادة قامت - ولا تزال تقوم - بالتدقيق المستمر لبيانات الطلاب سواء في البوابة أو الواتسأب أو الملفات.

• روابط وضوابط وتنسيق وتدقيق

على صعيد الوحدات الإدارية نبدأ بوحدة الغرف الافتراضية التي قال مديرها المهندس محمد عبدالجواد إن وحدة الغرف قامت في البدء بتجهيز جداول مبدئية وإرسالها لعمداء الكليات ورؤساء الأقسام لترشيح المحاضرين وتوقيتاتهم، وذلك في مرحلتي البكالوريوس والماجستير وبحمد الله تم الانتهاء منها بعد متابعة لرؤساء الأقسام وبالتعاون مع الشؤون الأكاديمية وأيضا بمتابعة الشؤون الإدارية للكليات.

وأضاف عبدالجواد أن مرحلة الدكتوراه في هذا التوقيت كانت في طور التغيير للخطة، من خلال وحدة المناهج؛ ثم تم استلام الخطة الجديدة وتم الانتهاء من الجداول لبعض الأقسام التي بها مواد في الفصل الصيفي وإرسالها للكليات لترشيح محاضرين وقد تم الترشيح بحمد الله وفضله.

وتابع عبدالجواد: قمنا بتجهيز الجداول الدراسية، بعد ضبطها على غرف الزوم وتجهيز روابط المحاضرات لهذه المواد؛ حيث بلغ عدد الروابط لهذا الفصل 125 رابطاً من روابط تطبيق زوم، ورفعنا الجداول اعتمادا على جوجل درايف وأرسلنا الروابط للكليات كي تتم المراجعة وإبداء الملاحظات سواء بتعديل أخطاء أو تغيير مواعيد، وقد أُنجزت هذه المرحلة بشكل كامل بفضل الله.

وختم عبدالجواد حديثه بالقول: قمنا بتجهيز روابط التشغيل على منصتي YouTube و Hearthis.at وتم ضبط عدد 45 قائمة تشغيل للمنصة الواحدة استعدادا لتحميل التسجيلات أثناء الدراسة، وتم ضبط جروب على التليجرام لرفع ملفات الحضور للمواد، وجارٍ التنسيق للاجتماع مع الأمناء بالتعاون مع الشؤون التعليمية لترتيب طريقة العمل في هذا الفصل الدراسي.. وزيادة على هذا فقد تم الترتيب مع مركز اللغات لأجل ضبط روابط لبدء دورتي اللغة الإسبانية المستوى الثالث واللغة الفرنسية المستوى الأول وجاري التنسيق لأجل بدء دورة اللغة العربية.

• همزة الوصل الإدارية الساخنة

الدكتورة نورهان سلامة مديرة وحدة الشؤون الإدارية للكليات ونائبة عميد شؤون أعضاء هيئة التدريس للشؤون الإدارية أكدت أن أهم ما قامت به على صعيد الاستعدادات للفصل الصيفي هو متابعة وحدة الغرف والتسجيلات بخصوص أمر جداول الأقسام ومتابعة التأكيدات من رؤساء الأقسام بتعبئة استمارة الجداول، ومتابعة التعديلات من الأقسام والتنسيق مع وحدة الغرف بشأن ذلك.

وقالت سلامة إنها قامت – كذلك - بمتابعة وحدة المناهج والخطط الدراسية بشأن استلام المناهج بعد اعتمادها من الوحدة ومن ثم تسليمها لرؤساء الأقسام.

وضمن مسؤوليتها في عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس قالت الدكتورة سلامة إنها قامت باستقبال أعضاء هيئة التدريس الجدد والترحيب بهم بجروبات الكليات وتحديث قاعدة البيانات وإرسال الملفات التعريفية لهم، كما قامت بمتابعة الاستقالات والتعيينات مع عميد شؤون أعضاء هيئة التدريس.

• الأمانة العامة للأمناء

من جهة ثالثة – على صعيد الوحدات الإدارية - قالت الدكتورة جمانة الخراشي مديرة وحدة الشؤون التعليمية إنها اجتمعت ومدير وحدة الغرف الافتراضية المهندس محمد عبدالجواد وتناقشا في شأن الجداول والترتيب للمواد المشتركة واتفقا على موعد اجتماع لهما مع الأمناء لترتيب الفصل الصيفي.

وأضافت الخراشي: تواصلنا مع شؤون الطلاب وتناقشنا في آلية الإضافة وأعطونا المقررات تمهيداً لبدء الإضافات قريباً إن شاء الله. وتابعت الخراشي: تواصلنا بالدعم الفني لمتابعة إضافة المحاضرات والمواد والطلاب والدكاترة على البوابة الإلكترونية.

واختتمت الخراشي حديثها قائلة: تابعنا المركز الاعلامي لإعداد الجداول وسلمنا لهم الجداول وملف إكسل مفصل بالمحاضرات والمواد لإعداد بروفيلات المجموعات والمواد.

• نجاح الكل حيث التفاصيل

في ذات الإطار أفاد كلٌ من أ. سليمان مقبول مدير وحدة شؤون طلاب البكالوريوس و أ. أميمة عادل مديرة وحدة شؤون طلاب الدراسات العليا و أ. رقية عبد الحفيظ المديرة السابقة لوحدة الدعم الفني لمرحلة البكالوريوس و م. حارث المقرمي المدير الجديد للوحدة ود. عبدالرحمن الحمود مدير وحدة الدعم الفني لمرحلة الدراسات العليا؛ أكدوا جميعاً أن وحداتهم قامت - فرادى وبالتنسيق مع الوحدات الأخرى - بجميع ما يلزم لانطلاق الفصل الصيفي من تجهيز لجداول الطلاب وتجهيز لقوائم طلاب كل مستوى وتحديد طلاب المعادلات ومتابعة تثبيت كل ذلك في البوابة، وإنشاء مجموعات المواد على الواتسأب واستلام المناهج وإرسالها للأمناء والشؤون التعليمية وتجهيز أرقام الدكاترة وإرسالها لأمناء الأقسام وأمناء الكليات، ومتابعة عمليات التحويل والتأجيل واستقبال الطلاب الجدد، وعقد لقاء تعريفي بالجامعة معهم، وتعريفهم بنظام الدراسة وكل ما يحتاجونه، وإضافة الطلاب في المجموعات التعليمية، وتحديد طلاب مسار الرسالة وطلاب مسار المقررات بالنسبة للدراسات العليا، وإضافة المحاضرات وثبيت الجدول لجميع الكليات على البوابة الإلكترونية.

• الخلية الحيوية للجامعة

المركز الإعلامي مع قدوم كل فصل جديد يستنفر جميع أقسامه لتلبية كل متطلبات الجهازين الأكاديمي والإداري بكل جزئياتها التي يصعب حصرها ولا يسهل تلبيتها إلا بدأب الكوادر المدربة للمركز التي لا تتوانى عن مواكبة العملية التعليمية فلو حدث ذلك لما كان لهذه العملية من ثوب قشيب يكسبها القابلية والجاذبية.

يذكر أن العبء الأكبر يقع - فيما يتعلق بالاستعدادات للفصل الصيفي وأي فصل جديد - على وحدات الجهاز الإداري للجامعة وعماداته المساندة، فيما يبدأ العبء الأكبر لوحدات الجهاز الأكاديمي (الكليات) مع بدء الدراسة.