إدارة العلاقات الخارجية والتعاون الدولي
الرسالة
تقديم خدمات إبداعية عالية الجودة لفعاليات الجامعة ومناسباتها مما يسهم في التعريف برسالة الجامعة وأهدافها وإبراز دور الجامعة الحضاري وخلق صورة مرموقة عن نشاطها العلمي والبحثي من خلال التواصل بين الجامعة ومختلف القطاعات العامة والخاصة.
تتطلع إدارة العلاقات العامة لبناء سمعة حسنة وخلق صورة ذهنية إيجابية عن الجامعة عند جميع شرائح المجتمع (أفرادا ومؤسسات) وأن تكتسب مصداقيتهم وثقتهم والسعي للوصول لأعلى مستويات الانتماء للجامعة لدى جميع منسوبيها.
الرؤية
- أن تصل الإدارة إلى درجات عالية من التميز والجودة المهنية والاحترافية في التواصل الاجتماعي والثقافي.
- الريادة والتميز والجودة المهنية في مجال العلاقات العامة، وتنظيم المناسبات والفعاليات والمؤتمرات التي تقيمها وتستضيفها الجامعة، والوصول إلى أقصى درجات الاحترافية في حراكها المــعـرفــي والاجتمـــاعي والثقـافــي.
الأهداف
- التعريف بدور الجامعة ورسالتها العلمية والبحثية في خدمة المجتمع.
- الاتصال الفاعل مع مجتمع الجامعة (الداخلي والخارجي) عبر الوسائل المختلفة، لبناء الثقة ما بين الجامعة ومجتمعها.
- تدعيم العلاقة وتنميتها بين الجامعة ومختلف الهيئات والمؤسسات في الدولة.
- تعزيز الصورة الإيجابية عن الجامعة ومنسوبيها.
- الإشراف على تنظيم المؤتمرات والندوات والملتقيات العلمية والمناسبات، وإدارتها وتوجيه الدعوات الخاصة بها، سواءً أكانت داخل الجامعة أو خارجها.
- استقبال ضيوف الجامعة وزوارها، وإجراء الترتيبات الخاصة بإقامتهم وتنقلاتهم وسفرهم.
- العمل على بناء صورة إيجابية عن الجامعة أمام المجتمع.
- التعريف بالجامعة ودورها ورسالتها الأكاديمية والبحثية في خدمة المجتمع إطلاع إدارات الجامعة المعنية باحتياجات المجتمع الداخلي والخارجي من توجيه أو إرشاد أو توعية.
- تلبية احتياجات المجتمع بتزويده بكافة المعلومات والحقائق والاحصائيات الدقيقة.
- المشاركة الفعلية في تنظيم المناسبات والاحتفاليات التي تقام بالجامعة.
القيم
النزاهة، والدقة، والإبداع والتميز، والتطوير المستمر.
المراسم والتشريفات
يختص القسم بالإشراف على تنظيم وتنسيق الحفلات، والحجوزات، والاستقبال، والمراسم، واستقبال الزوار، واتباع قواعد السلوك المتبعة في المناسبات الرسمية وغير الرسمية.
أبرز المهام
- التنسيق مع جميع العمادات والإدارات داخل الجامعة وخارجها فيما تتطلبه فعاليات تنظيم مراسم الاحتفال الرسمي الذي تقيمه الجامعة.
- استقبال وتوديع ضيوف الجامعة من مسئولين ووفود.
- الإشراف على مراسم جميع الاحتفالات والمؤتمرات التي يحضرها معالي المدير خارج الجامعة
- متابعة الشؤون المتعلقة بمراسم الجهات التابعة للجامعة.
- متابعة الشؤون المتعلقة بالحجوزات.
- إعداد برنامج الزيارة لضيوف الجامعة.
- مرافقة معالي رئيس الجامعة في الزيارات والمناسبات الرسمية.
- متابعة الأعمال بالقسم وتقديم تقرير أسبوعي عن العمل.
الدعم الفني
يختص القسم بالإشراف على الموقع الإلكتروني للإدارة وكذلك الشبكة الداخلية.
أبرز المهام
- قيادة الموقع الإلكتروني للعلاقات العامة مع رفده بالمعلومات وتحديثه من وقت لآخر.
- طرح الاستبيانات الخاصة بقياس رضا المتعاملين مع إدارة العلاقات العامة للتعرف على آرائهم في الخدمات المقدمة لهم ومستوى رضائهم عنها.
- طرح آلية لتلقي الشكاوى والاقتراحات وتفريغ محتوياتها بشكل منتظم وعرضه على وحدة الجودة.
- حل جميع المشكلات الفنية البسيطة في الشبكة الداخلية للإدارة التي قد لا يحتاج إلى عمادة تقنية المعلومات لإصلاحها.
- طرح نماذج الحصول على الخدمات.
المناسبات
يختص القسم بالإشراف على تنظيم وتنسيق كافة المؤتمرات والفعاليات في الجامعة، وتوفير الدعم الفني لتنفيذها . ويوضح الجدول المهام الخاصة بهذا القسم.
أبرز المهام
- الرفع لصاحب الصلاحية لطلب وأخذ الموافقة على عقد الفعالية.
- وفي حال الموافقة يتم التنسيق مع قسم القاعات لحجز القاعة التي ستقام بها الفعالية.
- التنسيق مع قسم المعلومات والمطبوعات لإعداد بطاقة دعوة حفل الافتتاح وطباعتها.
- القيام بتنظيم الحفلات الجامعية المختلفة وإبراز المناسبات الوطنية وإعداد برامج تليق بهذه المناسبات بالاشتراك مع مختلف الجهات بالجامعة.
- تنظيم المعارض داخل المملكة وخارجها.
- تمثيل الجامعة بالمشاركات الداخلية والخارجية.
الضيافة والقاعات
يختص القسم بالإشراف على الضيافة والقاعات والتجهيزات المطلوب لتنفيذها ويوضح التالي المهام الخاصة بهذا القسم.
المهام
- تحديد القاعات والأجهزة المراد استخدامها.
- تقديم خطاب للجهة المسؤولة للحجز في حال إقامة الفعالية خارج الجامعة.
- متابعة عملية الحجز.
- استلام القاعة والأجهزة قبل وقت الفعالية والتأكد من جاهزيتها للعمل.
- الإشراف على تجهيز وإعداد القاعات والضيافة المطلوبة.
المعلومات و المطبوعات
يختص القسم بالإشراف على تجهيز الدعوات والإعلان والتوثيق والمطبوعات المراد تنفيذها.
أبرز المهام
- الإشراف على تجهيز اللوحات الترحيبية وتشمل: اللوحات الإعلامية والترحيبية خلف منصة راعي المناسبة، واللوحات الإرشادية لمقر الحفل.
- الإشراف على تجهيز البطاقات التعريفية.
- الإشراف على تجهيز كافة المطبوعات الجامعية.
- توثيق الفعاليات في الأرشيف.
- تأمين الأختام لمختلف وحدات الجامعة.
- تأمين ورق المراسلات وأوراق الامتحانات لطلاب الجامعة.
- تأمين اللوحات الرئيسية لكليات الجامعة في جميع المحافظات التابعة للجامعة.
- علم بروشورات إعلامية تتناول الجامعة بشكل موجز بحيث يمكن توزيعها على زوار وضيوف الجامعة في مختلف المحافل العلمية التي يشارك فيها كبار مسؤولي الجامعة.
- إعداد قوائم المدعوين للمناسبات التي تقيمها الجامعة.
