وحدة شؤون مرحلة البكالوريوس: همة عالية وتطور مستمر

وحدة شؤون مرحلة البكالوريوس: همة عالية وتطور مستمر

وحدة شؤون مرحلة البكالوريوس: همة عالية وتطور مستمر

عد وحدة طلاب مرحلة البكالوريوس التي يديرها الأستاذ سليمان مقبول، من أبرز الوحدات الإدارية بالجامعة الإسلامية بمنيسوتا - المركز الرئيسي؛ فهي التي ترعى الطلبة، وتشرف على أنشطتهم المختلفة، وتلعب دوراً فعالا في تنمية شخصية الطالب، وتطوير مهاراته، وزيادة قدراته في التعاطي مع مستقبله، وتحاول مساعدته في حل مشكلاته التعليمية والأكاديمية التي قد تعترض مسيرته التعليمية .. وهذا التقرير الذي أعد بمساعدة مدير الوحدة هو حصيلة تطواف في جوانب متعددة تخص الوحدة، ننشرها بمناسبة انتهاء الفصل الدراسي الثاني.

ما الهدف من وجود هذه الوحدة؟

وجود هذه الوحدة ضروري لأي جامعة؛ فهي تنفذ مهاما ترتبط بطريقة مباشرة وغير مباشرة بتحقيق أهداف الجامعة من خلال الارتقاء بمستوى الخدمات الضرورية للطلاب، والأنشطة الطلابية المختلفة، وبناء علاقات تعاون مع بقية الوحدات الإدارية بالجامعة لأداء تكاملي يستهدف إنجاح العملية التعليمية.

المهام الأساسية للوحدة

تتمثل المهام الرئيسة للوحدة، بالإشراف على سير العملية التعليمية في مختلف أقسام مرحلة البكالوريوس، ووضع الخطط والتعليمات والتوجيهات اللازمة لذلك مع بقية الوحدات الإدارية، وتوزيع ما يرد من تعليمات وتوجيهات وأنظمة صادرة عن الإدارة إلى الأقسام، وتعيين الأمناء والمساعدين المشرفين على سير العملية التعليمية اليومية، وتنسيق مراجعات الطلبة مع الإدارة والأقسام المختلفة، وبناء شخصية الطالب الجامعي وتنمية قدراته لمواجهة المشكلات التي تعرقل متطلباته، وتحقيق جو تعليمي جامعي متجانس تسود فيه روح التعاون المتبادل بين منسوبي الجامعة من الطلاب والوحدات الإدارية، بغرض الوصول إلى أعلى مستويات الجودة للعملية التعليمية، وإعداد الطالب بجميع الجوانب اللازمة له كطالب، واكتشاف مواهبه وإكسابه المعارف والمهارات وغرس القيم والسلوكيات في نفوس الطلاب، وعمل دورات توعوية وإذكاء روح التنافس وتقوية العلاقات الاجتماعية للطلاب بزملائهم وأساتذتهم ومجتمعهم، ومتابعة كل ما يخص الطالب منذ استلامه من وحدة القبول والتسجيل إلى التخرج وحل كل مشاكلهم اليومية.

وهنالك مهام يومية، وآلية عمل للوحدة، تبدأ بعمل مجموعة واتساب لكل أعضاء الوحدة، وإضافتهم إليه ومجموعة خاص بالأمين ونائبه، ومجموعة خاص للمتابعة والنقاش مع الأمناء ونوابهم، ثم تبدأ عملية ضبط المجموعات الخاصة بالمرحلة (مجموعات الأقسام ومجموعات المواد) وإضافة ما يلزم فيها من الإدارة والأقسام والوحدات ذات العلاقة، وإضافة الطالب الجديد للمجموعات الخاصة به؛ مجموعات القسم والمواد، وتزويده بكل ما يلزم ومتابعة إرسال المنهج والجدول والإضافة للمقررات بالبوابة الإلكترونية، مع إضافة عضو من وحدة شؤون الطلاب، لمجموعة كل مادة؛ لمتابعة أداء الأمناء والمساعدين والطلاب وتقييمهم بشكل لا يتدخل في عمل أي أمين؛ وذلك لتجهيز ملفات تقييم للأمين والمساعد والطالب؛ بغرض تنفيذ برنامج الوحدة لتكريم المثاليين، من واقع هذه الملفات بيسر وسهولة، الأمين المثالي، والمساعد المثالي، والطالب المثالي، وتحديد حضور وغياب الطالب بسهولة، وأرشفة الملفات، كمرجع للأمين في حالة حصول خلل بالبوابة الإلكترونية .

ومن مهام وحدة طلاب شؤون مرحلة البكالوريوس التنفيذية اليومية حل مشكلات الطلاب العامة التي تنشأ، مع بعضهم أو مع الدكاترة، بحيث يتم رفع ذلك من الطالب للأمين، ومن الأمين للمدير، إذ يتولى المدير رفع المشكلة إلى الجهة الإدارية أو الأكاديمية المختصة لاتخاذ القرار.

كذلك من مهام وحدة شؤون طلاب مرحلة البكالوريوس اليومية متابعة الطلاب الغائبين والتواصل معهم بآلية نصف شهرية لمعرفة الأسباب واتخاذ اللازم، ومتابعة الطلاب المغادرين للمجموعات ومعرفة الأسباب وتنظيف المجموعات من غير الطلاب، أو الموظفين، بحيث يتم تحديد الطالب المنسحب، وإشعار الأمين بذلك لحذفه من كل مجموعات القسم ومن نظام الجامعة الإلكتروني، وتوثيق كل ذلك في ملف يضم أسماء وأعداد المنسحبين.  

وتتولى الوحدة مهمة التحديث المستمر لملفات الأقسام التي تضم الطلاب بحيث يتم تحديد حالة كل طالب؛ مستواه، وما درسه من المواد، والتأجيلات، والمعادلات، والتحويلات والحرص على أن تكون الملفات مطابقة لواقع مجموعات الواتس ومطابقة للبوابة الإلكترونية، فيسهل تحديد أي تأجيل أو معادلة أو تحويل ويسهل إرسالها إلى الجهات ذات العلاقة، فمن مهام الوحدة تزويد كل الوحدات الإدارية ذات العلاقة بما تطلب من أرقام وأسماء وبيانات خاصة بالطلاب.

ومن المهام اليومية تجهيز التقارير لسير العملية التعليمية في كل الأقسام، حيث ينبني عليها عمل الوحدات الأخرى، ونشر التعليمات اللازمة للطلاب والوحدات الأخرى المشتركة، والتعاون الجاد مع كل وحدة يتكامل عملها معنا وتقديم كل ما يلزم، وضبط وضع شؤون الطلاب بما يؤدي الى استقرار الطالب ليعيش جو تعليمي حقيقي.